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Dans bien de situations des professionnelles peuvent être confrontés à des difficultés dans l’exercice d’un métier. Les solutions immédiates viennent souvent de conseils de collègues, proches, des lignes hiérarchiques. Mais dans certaines situations, parfois délicates, certaines raisons ne favorisent pas forcément à ce que des employés s’extériorisent à leurs collègues ou à leurs patrons pour la résolution des leurs difficultés. Les ateliers d’échanges d’expérience

entre corps de métiers institués par l’APSFD – Bénin permettent aux cadres des SFD de remédier à une telle impasse.

Les 18 et 19 avril 2019 ont eu lieu au siège du Consortium Alafia, les premières rencontres des Secrétaires de Direction et des Auditeurs Internes des SFD membres au titre de l’année 2019. Ces rencontres d’échanges ont porté respectivement sur « les normes comportementales d’une secrétaire de direction » et sur « les normes comportementales de l'Auditeur Interne vis-à-vis de la Direction et des Organes (Conseil d’Administration/Conseil de Surveillance) pour l'harmonie et l'efficacité dans la gestion des risques dans un SFD ». L’atelier des secrétaires a été animé par Madame Christiane KOUKPO, Responsable Administrative et Financière de IAMD – Bénin et la communication aux Auditeurs Interne a été assurée par Monsieur Salomon Saliou, Directeur Général de la CPEC avec l’appui de Monsieur Rafiou OROU, Directeur de l’Audit Interne de la CPEC. 

Deux phases ont caractérisé la rencontre des Secrétaires avant l’étape des questions réponses : une première phase de généralité et de rappel sur le secrétariat en général et une seconde phase qui aborde les normes comportementales d’une secrétaire de direction dans un SFD.

Les généralités ont traité de l’objectif de l’atelier, des notions de secrétariat, des courriers (classification et gestion), des rudiments pour l’organisation efficace du secrétariat.

Au niveau des normes comportementales, les différentes qualités idéales d’une secrétaire de direction ont été passées en revue. Il s’agit des qualités physiques, morales, intellectuelles et professionnelles. Un accent particulier a été mis sur l’importance de l’accueil et la spontanéité à développer par une secrétaire qu’il s’agisse d’un accueil physique comme téléphonique.  La présentation a été achevée par une revue d’expressions conseillées par rapport à d’autres en matière d’accueil.

De la communication à l’endroit des Auditeurs Internes, on peut retenir que l’audit interne au-delà de la fonction est un élément indispensable pour une bonne gouvernance d’un SFD. Le contrôle interne efficace n’est pas une sanction, mais une force qui peut servir de levier au refinancement du SFD, car il est l’un des éléments qui rassurent les partenaires financiers. L’audit interne efficace peut faire éviter des redressements au SFD et favoriser l’amélioration des processus internes. En cela, l’auditeur devra couramment se cultiver  et observer dans son travail les normes d’audit. Il devra garder à l’esprit que son indépendance devra être au service de l’Institution. Pour cela, le communicateur a attiré l’attention des Auditeurs sur les facteurs qui influencent l’audit et des conseils pratiques leur ont été prodigués.

Au terme des ateliers les participants aux deux ateliers ont unanimement témoigné de l’importance de l’activité et ont formulé des suggestions d’amélioration pour sa pérennité. A cet effet, ces derniers n’ont pas manqué de faire des propositions de thématiques pour les prochaines rencontres.

 

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Le planning de formation 2019 des acteurs des SFD est désormais disponible


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